Urlaubszeit ist Planungszeit

Warum Warum Struktur, Planung, Prozessmanagement und Digitalisierung gerade in der Urlaubszeit unerlässlich sind

Endlich Urlaub! Und endlich wieder verreisen. Haben wir uns verdient, oder?

Was für den Mitarbeiter im Angestelltenverhältnis ganz klar und ausschließlich der Erholung dient, ist für den Inhaber oder Selbständigen manchmal richtig stressig. Über Wochen fehlen Mitarbeiter, die ganze Teamstruktur ist mehr oder weniger löchrig, man selbst ist auch nicht komplett einsetzbar (will man doch auch mal ausspannen) und die Arbeit wird ja nicht weniger. Reisen wollen organisiert und durchgeführt werden, das Marketing soll weiter laufen, und Kunden möchten auch und gerade in ihrem eigenen Urlaub bedient werden und den besten Service erhalten.

Kurz vor meinem eigenen Sommerurlaub als Selbständige (und dem Beginn Urlaubszeit in dem Unternehmen, für das ich die Dienstpläne erstelle und die Vertretungen organisiere) fokussieren meine Gedanken sich hauptsächlich auf einige meiner Lieblingsthemen:

Prozesse, Struktur und Digitalisierung. Und um die Frage, wie Selbständige sich selbst den Druck aus dem Urlaub nehmen können. Hier also meine Tipps für die Vorbereitung der geliebten Urlaubszeit. Für Selbständige und Unternehmer, für dieses Jahr als „schnellen Gewinn“.

Schnelle Planungstipps für die Urlaubszeit

Manchmal muss es schnell gehen. Und für dieses Jahr sind sowieso keine langfristigen Strategien mehr gefragt…

Kommunikation

Sie sind Selbständige/r und nicht erreichbar? Informieren Sie Ihre Kunden darüber. Eine Info im Newsletter, eine passende Ansage auf dem Anrufbeantworter, ein Hinweis auf Ihrer Homepage und eine Information bei Ihrem Google My Business-Eintrag verhindern, dass Kunden Sie vergeblich erreichen möchten. Auch eine Out of Office Reply in Ihrem Emailprogramm kann Wunder wirken für die Kommunikation und Kundenzufriedenheit.

Datenstruktur

Achten Sie darauf, dass Sie – falls Sie aus dem Urlaub arbeiten möchten oder müssen – Zugriff auf Ihre Daten haben. Das fängt mit Kleinigkeiten an (externe Festplatte mitnehmen), geht über intelligente Planung und Fütterung Ihres Online-Speichers (Cloud-Lösungen wie Google Drive, Dropbox, Apple iCloud, One Drive etc.) und kann bis hin zum Remote-Zugriff auf Ihren Firmenserver – ob im Büro oder im Rechenzentrum – gehen.

Urlaubsvertretungen

Schaffen Sie klare Strukturen in Ihrem Team. Wer vertritt wen und wie weit reicht die Vertretung? Wer vertritt Sie selbst? Wenn Ihre Mitarbeiter und Kollegen informiert sind und jeder weiß, was er tun muss, ist „dafür bin ich nicht zuständig“ Geschichte und viel Mehraufwand im Nachhinein kann vermieden werden.

Marketing

Für Selbständige heißt es, im eigenen Urlaub das Marketing nicht zu vernachlässigen und trotzdem nicht den kompletten Urlaub mit Posten, Texten und Schreiben verbringen. Gut, dass mit einer vernünftigen Vorbereitung das komplette Marketing – zumindest bei Selbständigen – automatisiert ablaufen kann. Für (Bus-) Unternehmer und Gruppenreiseveranstalter ist das Ziel, nicht die Marketingabteilung ins Chaos gleiten zu lassen, weil keiner  weiß was eigentlich gemacht werden soll, wenn der Kollege nicht da ist.

Hier ein paar Schritte, die helfen könnten.

• Themen festlegen im Vorfeld: wer noch keinen Redaktionsplan führt, sollte damit anfangen und für die nächsten Wochen einen Themenplan erstellen. Ein Redaktionsplan kann ein reiner Social-Media-Plan sein oder auch ein kompletter, themenbezogener Marketingplan.  Das nimmt zumindest schon mal den Druck, termingerecht kreativ werden zu müssen.
• Blogs und Newsletter vorbereiten: Passend zum Themenplan bereiten Sie Ihre Blogtexte und Newsletter vor. Viele Tools bieten die Möglichkeit zum terminierten Versand bzw. Veröffentlichen von Blogs und Newslettern. Nutzen Sie diese und Sie können sich entspannt zurücklegen, während Ihr gut geplantes System Ihre Inhalte „von alleine“ für Sie veröffentlicht.  
• Social Media Posts planen: Nehmen Sie sich einen halben Tag Zeit, um ein Grundgerüst an Social Media Posts für Ihren Urlaub vorzubereiten. So haben Sie im Urlaub die Freiheit, entweder nach Lust und Laune zwischendurch noch einen Post „herauszuhauen“ – oder Sie gönnen sich ein Digital Detox.
• Anzeigenschaltungen vorbuchen und vorplanen: Sie schalten regelmäßig Anzeigen? Bereiten Sie sich auf die Zeit während und auch nach Ihrem Urlaub vor. Reservieren Sie schon einmal Ihre Anzeigenplätze im Voraus und keine Redaktion der Welt wird ihnen böse sein, wenn Sie die Anzeigen auch schon Wochen vor dem Druckschluss/ Schalten im Netz liefern.

P.S: Sie sind Yogalehrer und möchten Ihre Kunden in der Urlaubszeit nicht an die Konkurrenz verlieren? Wie wäre es mit Zoom-Live-Classes von Ihrem Urlaubsort aus. Welcher Yogi macht nicht gerne eine Einheit mit Blick auf den Starnberger See oder das Meer in Kroatien… Auch das ist einen Newsletter wert.

P.P.S: Keine Lust auf den gleichen Stress jedes Jahr? Nächste Woche im Blog: Langfristige Planungsstrategien, die den Druck aus der Urlaubszeit nehmen.