Urlaubzeit ist Planungszeit II

Langfristige Planungsstrategien gegen den wiederkehrenden Urlaubsstress

Im letzten Blogbeitrag ging es um Tipps und Tricks, wie Sie die Stressphase im Urlaub entspannter für alle Beteiligten gestalten können. Heute kümmern wir uns um Themen, die Sie einmal angehen und nie bereuen werden. Prozessoptimierung und Digitalisierung sind nicht nur in der Bus- und Gruppentouristik, sondern auch vor allem für Unternehmer in der Gesundheitsbranche wichtige Themen. Jeder der Mitarbeiter oder wiederkehrende Arbeitsschritte zu organisieren hat, ist mit klar aufgestellten Prozessen und einer funktionierenden Digitalisierung bestens beraten.

Prozesse optimieren und klar definieren

Nicht nur Urlaubsvertretungen organisieren sich leichter, wenn Arbeitsprozesse im Unternehmen klar strukturiert und am besten auch dokumentiert sind. Wenn jeder weiß, was der andere warum und wie tut, ist es wesentlich einfacher, den Kollegen zu vertreten. Das gilt übrigens nicht nur für geplante Abwesenheiten, sondern auch und vor allem für Krankheitsphasen oder auch für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Es macht Sinn, sich die Prozesse im Team einmal anzuschauen und diese zu organisieren.

PS: auch ich selbst muss bei mir immer wieder ran. Letztes Wochenende zum Beispiel – beim Rechnungen schreiben fiel mir auf, dass mein aktuelles Zeitabrechnungs-Tool so nicht mehr für mich funktioniert. Zu ungenau, zu unklar, zu Also einmal neu und alles zurück auf Anfang. Zwei Stunden Arbeit – das ist ärgerlich. Aber jetzt läuft es wieder und ich habe erst einmal Ruhe…

Digitalisierung

Wie letzte Woche schon in den Quick Wins beschrieben: Zugriff auf die Daten ist absolut wichtig. Für die Möglichkeit, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten. Aber auch für die Möglichkeit, Informationen im eigenen Büro einfacher wieder aufzufinden. Ich erinnere mich gut an meinen Mitarbeiter, der mir erzählte, er habe immer gehofft, im Ordner im Regal am anderen Ende des Büros auch tatsächlich die Info zu finden, die er braucht. Am Rechner mit klaren Strukturen sind die Informationen da wesentlich besser aufgehoben.

Das gilt auch für Fahrerunterlagen (die sind einfacher auf ein zweites Tablet zu schicken als vom kranken Kollegen zum neuen Fahrer zu bringen), Reisemappen, Kataloginfos (im Netz schlägt es sich schneller nach als zum Büro zu fahren und den Katalog zu holen) und Adressdateien.

In meiner Arbeit mit Kunden passe ich mich an. MS Teams, Google Drive, Dropbox, Remotezugänge – all diese Tools benutze ich mit meinen Kunden zum gemeinsamen digitalen Bearbeiten von Themen, Bildern, Daten. Sie brauchen Tipps – vielleicht auch für ein CRM Programm (Customer Relations Managemen) oder ein CMS System? Kommen Sie auf mich zu!

Wo wir schon über Digitalisierung sprechen: Haben Sie schon darüber nachgedacht, Ihren Mitarbeitern ein Stückchen Freiheit auch im Arbeitsalltag zu gönnen? Corona hat es uns vorgemacht: auch von zu Hause aus arbeiten Mitarbeiter effizient und einsatzbereit. Ihre Telefonanlage sollte in der Lage sein, auch von extern bedient zu werden. So kommen Sie dem Team entgegen und bieten dem Kunden trotz mobilem Arbeiten den besten Service.

Stress vermeiden, Urlaub genießen. Ein weites Feld, zu dem mir sicher bald noch mehr einfallen wird…